Setiap sekolah seyogyanya memiliki rencana strategis untuk periode waktu tertentu yang didalamnya mencakup visi, misi dan program, serta sasaran tahunan. Oleh karena itu pembiayaan pendidikan yang terintegrasi dan komprehensif dengan rencana strategi di sekolah dan diarahkan untuk ketercapaian tujuan lembaga sudah didokumentasikan.
Pada dasarnya sumber pembiayaan untuk sekolah mengenal dua macam pembiayaan, yaitu: pembiayaan rutin dan pembiayaan pembangunan. Biaya rutin adalah biaya yang harus dikeluarkan dari tahun ke tahun seperti untuk gaji pegawai dan biaya operasional. Untuk memperoleh biaya rutin, pimpinan sekolah harus dapat menyusun anggaran sekolah tiap tahunnya. Pimpinan sekolah juga harus dapat memotivasi komite sekolah, sekolahnya dan masyarakat setempat dalam rangka pengumpulan dana yang diperoleh harus dikelola secara efektif untuk menjamin agar peserta didik memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya. Sedangkan biaya pembangunan, misalnya biaya pembelian atau pengembangan tanah, penambahan pembangunan gedung, furniture, dan lain-lain.
Komponen utama manajemen keuangan meliputi, (1) prosedur anggaran; (prosedur akuntansi keuangan; (3) pembelajaran, pergudangan, dan prosedur pendistribusian; (4) prosedur investasi; dan (5) prosedur pemeriksaan. Dalam pelaksanaannya, manajemen keuangan ini menganut asas pemisahan tugas antara fungsi otorisator, ordonator dan bendaharawan.
Otorisator adalah pejabat yang diberi wewenang untuk mengambil tindakan yang mengakibatkan penerimaan dan pengeluaran anggaran. Ordonator adalah pejabat yang berwenang melakukan pengujian dan memerintahkan pembayaran atas segala tindakan yang dilakukan berdasarkan otorisasi yang ditetapkan. Adapun bendaharawan adalah pejabat yang berwenang melakukan penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran uang atau surat-surat berharga lainnya yang dapat dinilai dengan uang serta diwajibkan membuat perhitungan dan pertanggungjawaban (Mulyasa, 2011:49).
Tujuan utama manajemen keuangan sekolah adalah:
- Menjamin agar dana yang tersedia dipergunakan untuk kegiatan harian sekolah dan menggunakan kelebihan dana untuk diinvestasikan kembali
- Memelihara barang-barang (asset) sekolah, dan
- Menjaga agar peraturan-peraturan serta praktik penerimaan, pencatatan dan pengeluaran uang diketahui dan dilaksanakan
Kerangka kerja manajemen keuangan di sekolah mencakup pengertian sebagai berikut:
- Pembukuan yang cermat dan akurat
- Pertanggung jawaban yang luwes
- Pertukaran pengeluaran
- Kemudahan membelanjakan uang bagi kepala sekolah, bila tidak akan menghambat kebebasan sekolah dalam bertransaksi apa yang dibutuhkannya
- Kebijakan keuangan dan
- Alokasi dana yang tepat
Kepala sekolah harus menguasai betul apa yang dimiliki dan dibutuhkan oleh tiap bagian. Agar dapat mengalokasikan dana dengan tepat, perlu mengikutsertakan staf dan para pembantu kepala sekolah dalam proses penentuan alokasi dana. Selain enam pengertian tadi, penerimaan dana sekolah perlu mendapat perhatian pimpinan sekolah. Hal ini berkaitan dengan buku catatan penerimaan dana sekolah, kepala sekolah perlu memahami tentang tujuan diadakannya Buku Catatan Penerimaan Dana Sekolah, informasi yang harus tercantum dalam setiap penerimaan dan memberdayakan uang tunai.
Selain itu kepala sekolah perlu memahami praktik-praktik pemanfaatan jasa perbankan dan jenis-jenis rekeningnya. Dia juga perlu memahami cara untuk pengamanan dana selama bertransaksi dengan baik, penarikan dana dan cara mencegah pemalsuan. Kepala sekolah hendaknya benar benar memahami dan dapat menjelaskan fungsi tujuan manfaat pembukuan kepada staf keuangan.
Hal-hal yang berkaitan dengan ini antara lain:
1) Buku pos (vate book)
Buku pos pada hakekatnya memuat informasi beberapa dana yang masih tersisa untuk tiap pos anggaran. Buku pos mencatat peristiwa-peristiwa pembelanjaan uang harian. Dari buku pos kepala sekolah dengan mudah dapa melihat apakah sekolah telah berlebih membelanjakan uang. Karena itu, dianjurkan agar kepala sekolah menyelenggarakan buku tersebut.
2) Faktur
Faktur dapat berupa buku atau lembaran lepas yang dapat diarsipkan. Faktur berisi rincian tentang: (a) maksud pembelian; (b) tanggal pembelian; (c) jenis pembelian; (d) rincian barang yang dibeli, (e) jumlah pembayaran, dan (f) tanda tangan pemberi kuasa (kepala sekolah).
Hal-hal penting yang perlu diperhatikan antara lain:
a) Harus ada nomor untuk diagendakan
b) Kuitansi pembelian harus dilampirkan
c) Faktur untuk mempertanggungjawabkan penggunaan uang umum.
3) Buku kas
Mencatat rincian tentang penerimaan dan pengeluaran uang serta sisa saldo secara harian dan pada hari yang sama, misalnya pembelian kapur tulis. Dengan demikian kepala sekolah akan segera tahu tentang keluar masuknya uang pada hari yang sama. Termasuk yang arus dicatat pada buku kas adalah Cheque yang diterima dan dikeluarkan pada hari itu.
4) Lembar cek
Merupakan alat bukti bahwa pembayaran yang dikeluarkan adalah sah. Lembar cek dikeluarkan bila menyangkut tagihan atas pelaksanaan suautu transaksi, misalnya barang yang dipesan sudah dikirimkan dan catatan transaksinya benar. Orang berhak menandatangani lembar cek adalah kepala sekolah atau petugas keuangan.
5) Jurnal
Sebagai pengawas keuangan kepala sekolah harus membuka buku jurnal dimana seluruh transaksi keuangan semuanya dicatat.
6) Buku besar
Ada data keuangan berarti informasi dan jurnal hendaknya dipindahkan ke buku besar atau buku kas induk pada setiap akhir bulan. Buku besar mencatat kapan terjadinya transaksi keuangan, keluar masuknya uang pada saat itu dab neraca saldonya.
7) Buku kas pembayaran uang sekolah
Berisi catatan tentang pembayaran uang sekolah siswa menurut tanggal pembayaran, jumlah dan sisa tunggakan atau kelebihan pembayaran sebelumnya. Pencatatan untuk tiap pembayaran harus segera dilakukan untuk menghindari timbulnya masalah karena kuitansi hilang, lupa menyimpan atau karena pekerjaan yang menjadi bertumpuk.
8) Buku kas piutang
Berisi daftar/catatan orang yang berutang kepada sekolah menurut jumlah uang yang berutang, tanggal pelunasan, dan sisa utang yang belum dilunasi. Informasi daam buku ini harus selalu dalam keadaan mutakhir untuk melihat jumlah uang milik sekolah yang belum kembali.
9) Neraca percobaan
Tujuannya adalah untuk mengetahui secara tepat keadaan neraca pertanggung jawaban keuangan secara cepat, misalnya mingguan atau dua mingguan. Hal ini memungkinkan kepala sekolah sewaktu-waktu (selama tahun anggaran) menentukan hal yang harus didahulukan dan menangguhkan pengeluaran yang terlalu cepat dari pos tertentu.
